Vacature: HR assistent en administratief medewerker

Autodelen.net zoekt een nauwgezette administratief medewerker. Wat zit er zoal in jouw takenpakket?

• Je verwerkt de lonen en facturen
• Je organiseert de praktische kantoorwerking
• Je ondersteunt de medewerkers met praktische zaken: je zoekt en reserveert bijvoorbeeld eventlocaties, je voorziet catering … 

Autodelen.net is een socio-culturele organisatie die gedeelde mobiliteit groot wil maken. We helpen lokale overheden om deelmobiliteit te implementeren, maken mensen warm om ambassadeur te zijn in hun buurt en doen heel wat onderzoek naar deelmobiliteit. Onze plannen voor de komende jaren liggen vast in ons beleidsplan 2021 – 2025.

Specifieke taakomschrijving

• Je bent aanspreekpunt en biedt administratieve ondersteuning op het vlak van personeelsgerelateerde zaken zoals vakantie, zwangerschap, arbeidsduurvermindering,.. . Je onderhoudt vlotte contacten met het steunpunt Sociare dat jou met raad en daad bijstaat in HR gerelateerde vraagstukken voor onze sector. Ben je nog geen expert? Dan wil je je graag bijscholen.
• Je zorgt maandelijks voor een correcte loonadministratie samen met het sociaal secretariaat.
• Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen van de facturatie en onkostennota’s.
• Je zorgt voor de administratieve afhandeling van de aankoop- en verkoopfacturen samen met het boekhoudkantoor.
• Je organiseert praktische en logistieke acties: je organiseert een studiereis, je volgt een studiedag op, je zorgt voor de kantoorinrichting enzovoort … 
• Je regelt het onderhoud en de praktische zaken voor het kantoor: boodschappen, netheid, orde, bestellen kantoormateriaal…
• Je bent contactpersoon voor leveranciers die diensten leveren voor het kantoor: internet, poetsen, telefoon …
• Je plaats relevante info op het intranet van Autodelen.net
• Je regelt de praktische organisatie voor de bestuursvergadering en Algemene Vergadering: agenda’s, volmachten, neerlegging statuten …
• Je neemt deel aan de huurdersvergaderingen van het kantoorgebouw.

 Je bent de ideale kandidaat want …

• Je bent gedreven, neemt initiatief, kan planmatig en zelfstandig werken, je bent communicatief en flexibel van aard, kan omgaan met stress en beschikt over een gezonde groepsgeest.
• Je hebt interesse in HR-beleid en je wordt warm van organisatorische taken.
• Je werkt gestructureerd en zeer nauwgezet 
• Je bent discreet en kan gevoelige en/of persoonlijke zaken voor jezelf houden.
• Je weet van aanpakken: je bedenkt eenvoudige procedures om de interne werking van Autodelen.net efficiënter te maken.
• Je beschikt over sterke sociale vaardigheden om goed samen te werken met diverse externe leveranciers en teamleden.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Een goede kennis van het Engels en Frans zijn pluspunten.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en deinst niet terug voor strakke deadlines.
• Je bent loyaal en kan je vinden in de missie en doelstellingen van Autodelen.net vzw.
• Je wenst je te engageren voor een periode van minimum 3 jaar.
• Een rijbewijs B is een pluspunt. 

Wat mag je verwachten van Autodelen.net?

• Je komt terecht in een dynamische werkomgeving en een collegiale sfeer, met ruimte voor individuele ontplooiing.
• Je hebt een diverse jobinvulling en een uitgebreid takenpakket.
• Als nauwgezette rechterhand van het managementcomité ben je de motor achter de vlotte werking van Autodelen.net
• Je krijgt een aangename werkplek vlak bij het station Gent Sint-Pieters.
• Je werkt in  een ruim kantoor met veel daglicht en twee dakterrassen waar het ‘s zomers heerlijk lunchen is.
• Je komt terecht in een tof team met jaarlijks een plezante teamtweedaagse
• Je kan 2 dagen per week thuis werken.
• Je krijgt minimaal 32 dagen (bij een voltijdse betrekking) verlof per jaar.
• je krijgt een correcte verloning (PC 329) met enkele extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, smartphone, laptop, thuiswerkvergoeding en volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fietsvergoeding).

Praktisch

• Contract van onbepaalde duur met onmiddellijke indiensttreding (minstens ⅘ tewerkstelling).
• Meer informatie over de  jobinhoud: Jeffrey Matthijs, 0495 88 34 98 of jeffrey@autodelen.net 
• Bezorg je motivatiebrief en je CV voor 11 juni 2023 aan jeffrey@autodelen.net 
• We plannen kennismakingsgesprekken vanaf 14 juni 2023.
• Autodelen.net maakt werk van een actief diversiteits- en gelijkekansenbeleid voor aanwerving.