privacybeleid

Onderstaande privacyverklaring geldt voor alle projecten en activiteiten van Autodelen.net vzw en al de websites in haar beheer. Concreet gaat het over deze websites: www.autodelen.net, www.autodelen.gent, www.gedeeldemobiliteit.be en www.cozycar.be. Deze privacyverklaring geldt ook voor de Cozycar-leden en geregistreerde kandidaat-leden; daar waar het privacybeleid afwijkt van de algemene bepalingen van Autodelen.net wordt een aparte clausule vermeld.

Algemeen

Autodelen.net vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met geregistreerde en verwerkte persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit Privacybeleid en de daarmee samenhangende verwerking van persoonsgegevens is uitgewerkt in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de uitvoeringsbesluiten ervan (“de Privacywet”).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Verantwoordelijke voor de verwerking

Autodelen.net vzw is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Autodelen.net vzw
Koningin Maria Hendrikaplein 65b
9000 Gent
info@autodelen.net
09 242 32 75

Autodelen.net vzw kan daarenboven gebruik maken van verwerkers waarmee we een verwerkingsovereenkomst sluiten (zie ook ‘toestemming van gebruiker en verstrekking aan derden’). De verwerker is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking persoonsgegevens verwerkt. De verwerker is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van Autodelen.net vzw en voor de goede technische werking van de website. De personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, vallen hier niet onder.

Uiteraard is de verantwoordelijke voor de verwerking uitermate zorgvuldig in zijn selectie van de verwerkers. Zo moet de verwerker voldoende waarborgen bieden met betrekking tot technische en/of organisatorische beveiligingsmaatregelen rond de verwerking, en voldoen aan de verplichtingen van artikel 16, §1 van de Privacy Wet.

De verantwoordelijke voor de verwerking draagt of neemt geen enkele aansprakelijkheid op bij verlies of corruptie van data, identiteitsdiefstal, diefstal van gegevens, virussen of Trojaanse paarden, SQL-injecties of andere aanvallen op de informaticasystemen of online cloud-portalen. De verwerker beslist autonoom over de meest technisch geschikte toepassing om de gegevens te verwerken, en doet dit vanuit zijn professionele expertise.

Doeleinden van de verwerking

Autodelen.net gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. De persoonsgegevens worden door Autodelen.net verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • om de autodeeldienst Cozycar naar behoren te kunnen uitvoeren en Cozcyar-leden en geregistreerde kandidaat-leden een zo goed mogelijke dienstverlening aan te bieden
  • om u te kunnen laten deelnemen aan activiteiten van Autodelen.net vzw, zoals infosessies en testperiodes
  • om leden, het netwerk, partners of geïnteresseerden via een elektronische nieuwsbrief te informeren over zaken rond autodelen en duurzame mobiliteit (ondubbelzinnige toestemming)
  • om u gericht aan te spreken in functie van onze doelstellingen in ons beleidsplan, zoals promotie, actieve ondersteuning, belangenbehartiging, innovatie en pilootprojecten
  • om van Autodelen.net een efficiënte, duurzame en professionele organisatie te maken met een actief vrijwilligersbeleid

Cozycar is een betalende autodeeldienst aangeboden door Autodelen.net vzw. Onder Cozycar-leden verstaan we de personen die een betalend lidmaatschap (‘betalende leden’) aangaan en de personen die worden toegevoegd door betalende leden tot hun ‘huishouden’. Stopzetting lidmaatschap van een betalend lid betekent automatisch ook stopzetting van het huishouden.

Aard van de verwerkte persoonsgegegevens

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele aanvullende (optionele) gegevens indien relevant zoals interesses en organisatie.

Voor de doelstelling m.b.t. de autodeeldienst Cozycar worden deze aangevuld met extra (optionele) persoonsgegevens zoals geslacht, geboortedatum, rijbewijs, rekeningnummer en identificatiegegevens. Deze worden vrijwillig door het Cozycar-lid opgegeven. Leden die hun eigen wagen willen delen via het autodeelplatform Cozycar geven ook vrijwillig andere (optionele) autogerelateerde (persoons)gegevens zoals nummerplaat.

Autodelen.net vzw kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browsertype of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website(s) langs waar u naar onze website(s) gekomen bent, of waarlangs u deze verlaat. Dit maakt het mogelijk de websites van Autodelen.net permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

Om haar nieuwsbrief te optimaliseren voor de ontvangers, kan Autodelen.net het persoonsgebonden open- en doorklikgedrag van de verzonden nieuwsbrieven verwerken.

Door gebruik te maken van de websites van Autodelen.net, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. Er bestaan 3 type cookies:

  • Functionele cookies - nodig voor de werking van de website (bijv. onthouden van taalvoorkeur of login)
  • Analytische cookies - wordt gebruikt om de website te verbeteren, zoals Google Analytics (privacy van bezoeker blijft gewaarborgd)
  • Tracking cookies - wordt gebruikt om het surfgedrag vast te leggen

De websites van Autodelen.net gebruiken géén cookies van het 3e type. U kunt zelf via uw uw internetbrowser en de website van Google Analytics de instellingen van het delen van je gegevens wijzigen.

Telkens de gebruiker persoonsgegevens verstrekt, zal Autodelen.net deze behandelen in overeenstemming met het beschreven beleid en de wettelijke verplichtingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Toestemming van de gebruiker en verstrekking aan derden

De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij - indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden - verzenden aan en laten verwerken door met Autodelen.net samenwerkende derde partijen (verwerkers): de verzekeringsmaatschappij (i.k.v. afsluiten van autodeelverzekeringspolis), Mailchimp elektronische nieuwsbrief), WordPress, Google Analytics, G Suite, freelancers (in kader van een tijdelijke opdracht), boekhoudingskantoor- en software, kantoorsoftware, hostingprovider en software-ontwikkelaar, bankinstelling en lokaal bestuur (met oog op terugbetaling van het instapgeld van het nieuwe Cozycar-lid).

Met deze partijen (verwerkers) sluiten we een verwerkingsovereenkomst af en maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Door haar/zijn persoonsgegevens via www.cozycar.be te verstrekken, geven de Cozycar-leden uitdrukkelijk de toestemming aan Autodelen.net om deze te verwerken voor de eerst vermelde doeleinde m.b.t. de autodeeldienst Cozycar. Dit betekent dat de vrijwillig ingevoerde persoonsgegevens zichtbaar kunnen zijn voor andere leden en dat de leden via een elektronische nieuwsbrief updates van het autodeelplatform Cozycar ontvangen.

Indien een bezoeker zich gratis registeert op www.cozycar.be als kandidaat-lid van Cozycar betekent dit dat hun persoonsgegevens kunnen worden gebruikt door de Cozycar-medewerker(s) die onder rechtstreeks gezag van Autodelen.net gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier specifieke toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Verwerking van foto's en video's (beelden)

Autodelen.net vzw respecteert naast de privacywetgeving ook de wetgeving aangaande het portretrecht (recht op afbeelding).

Autodelen.net vzw zal altijd toestemming vragen om enerzijds een afbeelding te nemen van een persoon, en anderzijds om deze te mogen publiceren of verspreiden (bijv. illustratie bij artikel op website of als beeld in online of gedrukte informatieve publicatie). Dit behoudens de in de wet voorziene gevallen waar er geen uitdrukkelijke toestemming nodig is, samen te vatten als:

  • Beelden op een publieke plaats als een persoon zich in de openbaarheid begeeft, en deze persoon niet het hoofdonderwerp vormt van de afbeelding.
  • Toevallige personen op een publieke plaats.
  • Personen in een menigte.
  • Publieke personen.
Gegevens buiten Europa?

Autodelen.net vzw streeft er naar alle gegevens te verwerken binnen de EU. Niettemin kunnen er gegevensverwerking en/of overdracht zijn naar landen buiten de Europese Unie indien dit noodzakelijk is voor de werking. Ingevolge AVG mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen en waar dezelfde of gelijkaardige bepalingen van de Privacywet worden nageleefd. Het land, de duur van de overdracht en de opslag, de aard van de gegevens en de precieze doeleinden zijn criteria die geval per geval onderzocht moeten worden.

Autodelen.net vzw garandeert dat geen overdracht naar derde landen voor gegevensverwerking of opslag plaats heeft zonder dat de nodige maatregelen werden genomen om te voldoen aan de beschermingsvereisten uit de Europese Privacywet. Deze overdracht zal slechts plaatsvinden op basis van één van de gronden vermeld in de paragraaf "toestemming van de gebruiker er verstrekking aan derden".

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

Bewaartermijn

Autodelen.net vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 5 jaar na het laatste gebruik bewaard.

De persoonsgegevens van Cozycar-leden worden niet langer dan 5 jaar na stopzetting lidmaatschap bewaard. Na deze termijn worden deze persoonsgegevens geanonimiseerd, en blijven deze enkel nog behouden voor statistische informatie.

Persoonsgegevens voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden worden voor ten minste 7 jaar bewaard (rechtsgrond: wettelijke verplichting).

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Het autodeelplatform Cozycar draait op een afgesloten, beveiligde omgeving (server) die niet publiekelijk toegankelijk is. De server is enkel en alleen toegankelijk voor een beperkt aantal toegewezen verwerkers die bevoegd zijn om de gegevens in te zien en te verwerken.
  • Toegang en beheer van de via de website verstrekte persoonsgegevens wordt technisch beperkt in functie van de rol die een persoon uitoefent.
  • Alle personen die namens Autodelen.net vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • De medewerkers van Autodelen.net zijn via een uitgeschreven privacybeleid geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Uw rechten tot inzage, correctie en verwijdering van uw persoonlijke gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met Autodelen.net kan opnemen. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. Als Autodelen.net niet of niet volledig kan vaststellen op welke persoonsgegevens uw verzoek tot inzage, wijziging of verwijdering betrekking heeft, kan Autodelen.net u vragen om uw verzoek (nader) te specificeren. Autodelen.net schort de uitvoering van uw verzoek op totdat u de (nadere) specificatie hebt verstrekt.

Wat betreft het gebruik van de persoonsgegevens om de leden te informeren over updates van het autodeelplatform Cozycar, kan u - indien u dergelijke informatie niet meer wenst te ontvangen - dit melden aan de Cozycar-medewerker van Autodelen.net. Ook zal in deze elektronische nieuwsbrief voor de Cozycar-leden – net zoals in alle andere nieuwsbrieven van Autodelen.net - een uitschrijflink worden geplaatst. Autodelen.net stopt met het sturen van deze elektronische nieuwsbrief vanzodra u uw lidmaatschap bij Cozycar stopzet. Deze elektronische nieuwsbrief wordt enkel naar leden gestuurd. Niet-leden ontvangen deze niet.

Aangezien het voor Autodelen.net vzw onmogelijk is op de hoogte te zijn van iedere verandering of fout in de persoonsgegevens van Cozycar-leden, is het aan het Cozycar-lid om onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden en in de eerste plaats zelf de nodige aanpassingen te doen binnen zijn gebruikersregistratie.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Je vindt de contactgegevens op www.privacycommission.be.

Wijziging privacybeleid

Autodelen.net vzw mag de privacyverklaring te allen tijde wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 24/05/2018 waarmee we alle verplichtingen van de AVG in onze werkwijze en in deze verklaring opnamen. Oudere versies van ons privacystatement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur een e-mail naar info@autodelen.net als je deze wil raadplegen.

De wijziging zal worden aangekondigd op de websites van Autodelen.net. Het verder gebruik van de website zal aanzien worden als een aanvaarding van het gewijzigde privacybeleid.

Autodelen.net behoudt zich ook het recht om de inhoud van de websites te allen tijde te veranderen, te onderbreken, stop te zetten of slechts deels dan wel beperkt toegankelijk te stellen, zonder voorafgaande verwittiging.

Deze privacyverklaring is geldig vanaf 24/05/2018.